Responsable Administratif Bilingue H/F

Description de la mission

Responsable administratif(ve) encadrant une équipe chargée de la gestion des dossiers d’expertise sinistre internationaux confiés par les compagnies d’assurances. Vous serez en charge de l’animation de l’équipe administrative bilingue et garant(e) de la qualité du travail de votre équipe, en collaboration avec les experts et leurs managers. Vous contribuez à la relation client, tant par la qualité de l’accueil téléphonique et par la participation et l’organisation de rendez-vous avec des clients locaux (agents d’assurance, courtiers…)

Rattaché (e) à la Responsable des opérations, vous aurez pour mission de gérer :

Le contrôle de la production Administrative :

• S'assurer de la qualité (conformité aux attentes des compagnies, Agents et Courtiers et de notre partenaire à l’étranger Crawford & Company pour les délais, informations et qualité suffisante mais aussi des attentes des experts/rendu de leur assistante.)
• Mettre en place des conditions de rentabilité suffisante (atteindre les effectifs permettant d'atteindre un bon ratio administratif.)
• Contribuer à la bonne perception Commerciale du Groupe (piloter les indicateurs sur lesquels les compagnies nous évaluent : délais pour rendre le travail et informer sur l'avancement)
• Garantir le bon fonctionnement de TGS Dommages (faire appliquer les règles de la Direction des Ressources Humaines (demandes de congés validés avant leur prise, etc…)
• Animer l'équipe (informer les assistantes sur ce qu'elles ont à savoir pour faire leur travail- formation à l'embauche sur les outils jusqu'à la facturation-réguler les relations entre assistants et experts, et entre TGS Dommages et les autres entités du Groupe, avec le Responsable de bureau par un contact régulier)

La maîtrise de la productivité Administrative :

• Contrôler régulièrement l'activité des assistantes (missions en cours, respect des délais, audits qualité des rapports, prendre des actions correctives si nécessaire, reporting programmes faits à temps et facturation.)
• Garantir la fluidité téléphonique (analyser les statistiques, modifier l'organisation si nécessaire avec transferts, roulements selon effectif, vérifier la ponctualité.)
• Assurer les binômes experts-assistants et son équilibre (charge, en cas d'absence.)
• Suivre les actions (procéder aux changements d'affectation des actions en cas d'absence ou départ, apporter des corrections si nécessaire)
• Suivre les réclamations (identifier la nature et le niveau de gravité de la relance, déterminer qui doit traiter la relance, suivi du retour.)
• Entretenir de bonnes relations avec les clients, assurer le suivi des programmes où il n'y a pas d'assistantes avec MAJ des fiches d'instruction correspondantes
• Vérification des notes de frais

La gestion de l'équipe Administrative Bilingue :

• Réunion mensuelle avec son équipe
• Contrôler les congés sous TALENTIA, les absences, adapter l'organisation de la gestion des flux de travail
• Management au complet de l'équipe (de la formation, aux entretiens..)

Profil

• De formation Bac + 2 à Bac + 5, vous justifiez impérativement d'une première expérience significative dans le management d'équipe.
• Vous êtes de préférence issu(e) du milieu de l'expertise ou de l'assurance (connaissance des conventions de règlement fortement appréciée).
• Vous parlez et écrivez l’anglais couramment.

Lieu : Paris 9e Victoire

Rémunération : selon profil

Avantages : Primes de performance + prime qualité annuelle TR+ chèque vacances, + chèque cadeau

Statut : Cadre